Mỗi ngày, nhà tuyển dụng, đặc biệt là những công ty lớn, đều nhận được vô số email ứng tuyển. Vậy làm thế nào để hồ sơ của bạn không bị “chìm” trong biển email đó và tạo được thiện cảm ngay với họ? Câu trả lời nằm ở kỹ năng viết email. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cách viết email xin việc chuyên nghiệp nhé!
Địa chỉ email và tên hiển thị khi gửi hồ sơ
Địa chỉ email là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy. Vì vậy, bạn cần chọn một địa chỉ email nghiêm túc và chuyên nghiệp.
- Một địa chỉ email rõ ràng sẽ giúp bạn ghi điểm ngay từ đầu. Ví dụ: [email protected], [email protected].
- Trong trường hợp trùng tên, bạn có thể thêm năm sinh, chuyên ngành hoặc trường học để dễ phân biệt. Chẳng hạn: [email protected] hoặc [email protected].
- Tránh đặt tên email mang tính cá nhân hoặc “trẻ con”, có thể khiến bạn bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp. Ví dụ: [email protected], [email protected].
Bên cạnh địa chỉ email, tên hiển thị cũng là yếu tố quan trọng nhưng thường bị ứng viên bỏ qua. Dưới đây là hai lỗi phổ biến mà nhiều bạn thường mắc phải:
- Tên hiển thị không phải tên thật.
- Tên hiển thị không được viết hoa.
Dù hai lỗi này không quá nghiêm trọng, nhưng vẫn có thể ảnh hưởng đến ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng. Vậy nên, bạn cần chú ý nhé!
Tiêu đề email
Một email không có tiêu đề hoặc tiêu đề mơ hồ dễ khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn đang rải CV, chứ không thật sự nghiêm túc với vị trí ứng tuyển. Kết quả là, email của bạn có thể bị cho vào “thùng rác” trước khi được mở ra. Khi viết tiêu đề email xin việc, bạn sẽ gặp hai tình huống phổ biến sau:
1. Nhà tuyển dụng đã có sẵn yêu cầu về tiêu đề email.
Nhiều công ty sẽ yêu cầu ứng viên gửi CV với tiêu đề theo mẫu như “Họ tên – Vị trí ứng tuyển”. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần làm đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng là được. Điều này giúp HR dễ dàng hơn trong quá trình sàng lọc CV cũng như cho thấy bạn đã đọc kỹ mô tả công việc.
2. Nhà tuyển dụng không có yêu cầu cụ thể.
Với tình huống này, bạn cần chủ động đặt tiêu đề ngắn gọn, đầy đủ thông tin và dễ nhận diện. Một số cách viết tiêu đề email xin việc được đánh giá cao, bao gồm:
- Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty
- Ứng tuyển [Tên vị trí] – [Họ tên]
Ví dụ: Nguyễn Văn A – Content Marketing – Cake
Phần mở đầu email
Ở phần mở đầu, bạn nên sử dụng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện thái độ chuyên nghiệp và sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng. Cách chào hỏi đúng mực sẽ giúp email của bạn tạo được thiện cảm ban đầu với HR. Có 2 trường hợp phổ biến khi viết phần mở đầu trong email xin việc:
1. Khi bạn biết rõ thông tin người nhận
Cách viết gợi ý: “Kính gửi Anh/Chị [Họ và tên] – [Chức danh/Bộ phận]”
Ví dụ: Kính gửi chị Nguyễn Thị Hà – Chuyên viên Bộ phận Tuyển dụng
2. Khi chưa xác định được người nhận cụ thể
Cách viết gợi ý: “Kính gửi Bộ phận Nhân sự – [Tên công ty]”
Ví dụ: Kính gửi Bộ phận Nhân sự – Công ty Cổ phần ABC
Phần nội dung email
Phần nội dung chính của email xin việc sẽ bao gồm:
- Giới thiệu ngắn gọn về bản thân
- Nêu rõ mục đích gửi email
- Tóm tắt kỹ năng và kinh nghiệm liên quan
- Đề cập đến các tài liệu đính kèm
Nội dung email nên được trình bày rõ ràng và đi thẳng vào trọng tâm, bởi nhà tuyển dụng thường chỉ dành 10-15 giây để lướt qua một email ứng tuyển.
Ví dụ nội dung email xin việc:
“Em là Mai Phương, sinh viên vừa tốt nghiệp chuyên ngành Marketing tại Đại học FPT. Thông qua nhóm tìm việc trên Facebook, em được biết Quý công ty đang tuyển dụng vị trí Content SEO. Sau khi đọc mô tả công việc, em nhận thấy đây là vị trí phù hợp với định hướng nghề nghiệp cũng như những kiến thức và kỹ năng em đã tích lũy trong quá trình học tập và thực hành.
Trong thời gian còn là sinh viên, em đã có cơ hội làm freelancer viết content cho một số đơn vị như ABC, DEF,… với nhiều chủ đề khác nhau như công nghệ, du lịch, sức khỏe, nội thất và bất động sản. Qua đó, em rèn luyện được kỹ năng viết nội dung chuẩn SEO, đáp ứng yêu cầu về từ khóa và cấu trúc bài viết. Ngoài ra, em có nền tảng cơ bản về tối ưu onpage và đã làm quen với các công cụ SEO như Google Analytics, Google Search Console, Ahrefs, SEMrush,…
Em luôn sẵn sàng học hỏi thêm, tiếp thu góp ý và hoàn thiện kỹ năng để đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Em tin rằng với tinh thần cầu tiến và sự nghiêm túc, em có thể từng bước đóng góp giá trị cho vị trí Content SEO tại Quý công ty.
Em có đính kèm CV và Portfolio trong email này để Quý công ty có thể hiểu hơn về năng lực và kinh nghiệm của em.”
Phần kết email xin việc
Ở phần kết email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc email ứng tuyển của mình. Một số cách kết email xin việc chỉn chu mà bạn có thể tham khảo:
- Xin trân trọng cảm ơn Quý Công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi hy vọng sẽ có cơ hội đóng góp năng lực và kinh nghiệm của mình cho sự phát triển của [Tên công ty], và mong sớm nhận được phản hồi từ Quý Công ty.
- Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với anh/chị/[Tên công ty] về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Xin chân thành cảm ơn Quý Công ty đã quan tâm và xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi.
Tài liệu đính kèm
Bên cạnh việc viết email xin việc chuẩn chỉnh, bạn cũng cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu đính kèm trước khi gửi hồ sơ, bao gồm:
- Đơn xin việc
- CV
- Portfolio, Cover letter, Thư giới thiệu hoặc Chứng chỉ liên quan.
Những tài liệu này sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về năng lực, kinh nghiệm và mức độ phù hợp của bạn với vị trí ứng tuyển. Vậy nên, bạn hãy chuẩn bị đầy đủ nhé!
Tóm lại
Mong rằng những chia sẻ về cách viết email xin việc ở trên đã giúp bạn có thêm thông tin để hoàn thiện email của mình. Đừng quên truy cập nền tảng chấm điểm CV bằng AI – Cake để xem CV của mình đã ổn chưa, trước khi đính kèm vào email nhé!
CAKE.ME